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| QUALITE ET MAITRISE DES COUTS :
Les principales attentes des chefs d'entreprises en matière
d'externalisation de la fonction
administrative et comptable se résument à l'optimisation
du coût, à l'augmentation de la
qualité du service, à l'allègement de
la structure et à l'accroissement de sa flexibilité.
Une enquête du Conseil Supérieur de l'Ordre des
Experts Comptables/IPSOS, en
En effet, mettre en ouvre des moyens pour optimiser le coût
et la qualité de la fonction
administrative et comptable présupposent la connaissance
et la mesure de ces deux paramètres.
Se pose donc la question de la détermination du rapport qualité/coût pour cette fonction. Le coût est classiquement composé de coûts directs et indirects. Les coûts directs sont la masse salariale "chargée " de l'équipe comptable y compris le cas échéant le personnel intérimaire et les coûts de formation, les coûts d'exploitation et de maintenance du système d'information comptable, les coûts des services généraux directement attribuables à la fonction comptable, ainsi que les taxes directement attribuables (taxe professionnelle, sur les salaires, .) Par exemple, pour une entreprise "type " ressortant de l'échantillon étudié, ayant un chiffre d'affaires de 135 MF, employant 68 personnes et dont le service comptable se compose d'un chef comptable et de 3 comptables, les coûts directs s'établissement comme suit (en KF) : - Masse salariale : 1353
Ce tableau démontre que 2/3 des coûts directs de la fonction administrative et comptable sont des coûts salariaux et s'établissent à 526KF par personne employée dans le service. Il importe donc dans une approche d'évaluation de ne pas occulter les coûts autres que salariaux. Les coûts indirects sont relatifs à la quote-part de l'encadrement du Directeur Administratif et Financier, de la Direction des Ressources Humaines et des services généraux. Le coût salarial du DAF n'est pas intégralement inclus dans la valorisation car il ne fait pas à proprement parler parti de la fonction administrative et comptable externalisable. Les coûts indirects pour la même entreprise type
sont estimés à 7% des coûts directs.
Nous citons, ci-après, quelques dysfonctionnements courants au sein des entreprises, générateurs de non-qualité. Le non-traitement des opérations au quotidien, dû à une surcharge d'activité et à une inadéquation des ressources, entraînera le manque de fiabilité du reporting, des relances non justifiées de clients, une perte de temps liée au traitement des relances fournisseurs. L'absence de contrôle des processus de production de l'information pourra également être la cause d'un manque de fiabilité de l'information comptable et d'une dégradation de l'image de la fonction, par un manque de temps, une organisation interne inadaptée et une inadéquation des compétences. Une perte de temps due à la résolution de dysfonctionnements, à la
complexité de
la gestion des équipes et à une inadéquation
des compétences, pourra entraîner des difficultés
pour le Directeur Administratif et Financier dans l'exercice
de sa fonction. De ce fait, il y aura
un recours plus fréquent et non justifié à des
spécialistes externes. La valeur ajoutée de la
fonction administrative et comptable ne sera plus alors conforme
aux attentes.
Si les créances clients ne sont pas encaissées à échéance à cause d'une déficience de la procédure de suivi et de relance, des surcoûts financiers devront être pris en compte. Enfin, l'établissement non systématique de bons de commande dans la procédure d'engagement des dépenses entraînera une augmentation du temps de traitement comptable des factures fournisseurs. Le coût de la non-qualité de la fonction administrative et comptable est exprimé par ces quelques chiffres révélateurs issus de l'enquête CSOEC/IPSOS : 55% des entreprises interrogées attachent une importance au nombre de réclamations fournisseurs et 47% à celui des réclamations clients pour factures erronées, quantité considérée par 11% d'entre eux comme trop importante. Une personne interrogée sur trois déclare que son reporting sort avec du retard et 20% des entreprises reconnaissent qu'il est réalisé avec des efforts importants. Les créances en retard atteignent en moyenne un volume annuel de 2 MF. Pour appréhender la qualité de la fonction administrative et comptable, l'ASEFA préconise aux entreprises la mise en place d'un tableau de bord de suivi de la qualité, où chacun des critères retenus peut-être mesuré sur une échelle variant de 1 à 10 (productivité, contrôle, respect des délais, organisation comptable, réactivité, etc). Chaque entreprise peut alors évaluer le "niveau de qualité " de la fonction par rapport à ses propres critères. Le rapport coût/qualité est amélioré en augmentant le niveau de qualité à coûts équivalents ou en baissant les coûts tout en préservant le niveau de qualité existant. L'externalisation de la fonction administrative et comptable a un impact direct sur le rapport qualité / coûts, par le maintien ou la diminution des coûts grâce à la mutualisation et à la disponibilité des ressources spécialisées, à l'accroissement du niveau de qualité par la réorganisation des process, la gestion optimisée des compétences, l'apport des méthodes, d'experts et de la veille technologique. En ce sens, elle répond aux attentes des dirigeants. Les experts comptables ont les compétences nécessaires pour répondre à l'externalisation des processus tels que la comptabilité générale, la gestion et la communication financière , la gestion des comptes de tiers, la consolidation, le traitement de la paie et l'administration du personnel notamment. Service de Presse :
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