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| QUALITE ET MAITRISE DES COUTS :
Les principales attentes des
chefs d'entreprises en matière
d'externalisation de la fonction
administrative et comptable se résument à l'optimisation
du coût, à l'augmentation
de la
qualité du service, à l'allègement
de la structure et à l'accroissement
de sa flexibilité.
En effet, mettre en ouvre des moyens pour optimiser le coût et la qualité de la fonction administrative et comptable présupposent la connaissance et la mesure de ces deux paramètres. On constate généralement une méconnaissance du coût global de la fonction administrative et comptable et l'absence de tableaux de bord sur l'apport qualité de cette fonction. Se pose donc la question de la détermination du rapport qualité/coût pour cette fonction. Le coût est classiquement composé de coûts directs et indirects. Les coûts directs sont la masse salariale "chargée " de l'équipe comptable y compris le cas échéant le personnel intérimaire et les coûts de formation, les coûts d'exploitation et de maintenance du système d'information comptable, les coûts des services généraux directement attribuables à la fonction comptable, ainsi que les taxes directement attribuables (taxe professionnelle, sur les salaires, .) Par exemple, pour une entreprise "type " ressortant de
l'échantillon étudié, ayant un
chiffre d'affaires de 135 MF, employant
68 personnes et dont le service comptable
se
compose d'un chef comptable et de 3 comptables,
les coûts directs s'établissement
comme suit (en KF) :
Ce tableau démontre que 2/3 des coûts directs de la fonction administrative et comptable sont des coûts salariaux et s'établissent à 526KF par personne employée dans le service. Il importe donc dans une approche d'évaluation de ne pas occulter les coûts autres que salariaux. Les coûts indirects sont relatifs à la quote-part de l'encadrement du Directeur Administratif et Financier, de la Direction des Ressources Humaines et des services généraux. Le coût salarial du DAF n'est pas intégralement inclus dans la valorisation car il ne fait pas à proprement parler parti de la fonction administrative et comptable externalisable. Les coûts indirects pour la même entreprise type sont estimés à 7% des coûts directs. Ainsi l'ensemble des coûts hors salaires pèse pour environ 38% du coût total. Quant à la non-qualité elle est plus difficile à identifier et à évaluer. Nous citons, ci-après, quelques dysfonctionnements courants au sein des entreprises, générateurs de non-qualité. Le non-traitement des opérations au quotidien, dû à une surcharge d'activité et à une inadéquation des ressources, entraînera le manque de fiabilité du reporting, des relances non justifiées de clients, une perte de temps liée au traitement des relances fournisseurs. L'absence de contrôle des processus de production de l'information pourra égalemen t être la cause d'un manque de fiabilité de l'information comptable et d'une dégradation de l'image de la fonction, par un manque de temps, une organisation interne inadaptée et une inadéquation des compétences. Une perte de temps due à la résolution de dysfonctionnements, à la complexité de la gestion des équipes et à une inadéquation des compétences, pourra entraîner des difficultés pour le Directeur Administratif et Financier dans l'exercice de sa fonction. De ce fait, il y aura un recours plus fréquent et non justifié à des spécialistes externes. La valeur ajoutée de la fonction administrative et comptable ne sera plus alors conforme aux attentes. Les relations avec l'administration fiscale pourront se détériorer, si les déclarations sont déposées avec retard ou si celles-ci sont erronée suite à une défaillance des procédures de traitement de l'information et à une méconnaissance de la réglementation en vigueur, ceci pouvant engendrer des pénalités. Si les créances clients ne sont pas encaissées à échéance à cause d'une déficience de la procédure de suivi et de relance, des surcoûts financiers devront être pris en compte. Enfin, l'établissement non systématique de bons de commande dans la procédure d'engagement des dépenses entraînera une augmentation du temps de traitement comptable des factures fournisseurs. Le coût de la non-qualité de la fonction administrative
et comptable est exprimé par ces
quelques chiffres révélateurs
issus de l'enquête CSOEC/IPSOS :
55% des entreprises
interrogées attachent une importance
au nombre de réclamations fournisseurs
et 47% à celui des réclamations clients
pour factures erronées, quantité considérée
par 11%
d'entre eux comme trop importante. Une
personne interrogée sur trois déclare
que son
Pour appréhender la qualité de
la fonction administrative et comptable,
l'ASEFA
préconise aux entreprises la mise
en place d'un tableau de bord de suivi
de la qualité,
où chacun des critères retenus
peut-être mesuré sur une échelle
variant de 1 à 10
(productivité, contrôle, respect
des délais, organisation comptable,
réactivité, etc).
L'externalisation
de la fonction administrative et comptable
a un impact direct sur le rapport
qualité / coûts, par le maintien
ou la diminution des coûts grâce à la
mutualisation et à la
disponibilité des ressources spécialisées, à l'accroissement
du niveau de qualité par la
réorganisation des process, la gestion
optimisée des compétences,
l'apport des méthodes,
d'experts et de la veille technologique.
En ce sens, elle répond aux attentes
des dirigeants. Service de Presse : Press & Vous
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* au
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